Während in den (sozialen) Medien wieder vermehrt negative Berichte über die ePA 3.x, also die ePA für alle zu lesen sind, fand vom 04. bis 05. Juni in Leipzig der erste TI-Summit (Link) statt. Dort wurde sehr intensiv über die verschiedenen Komponenten der Telematik-Infrastruktur diskutiert, darüber wie sich aus diesen Anwendungsfelder (use cases) und Synergieeffekte ergeben und was für Entwicklungen als nächstes vor der Tür stehen, KI, digitale Identitäten und der europäische Gesundheitsdatenraum beispielsweise. Aber natürlich ging es auch viel um die elektronische Patientenakte. Ich durfte im Rahmen des Symposiums ePA für alle: volle Kraft voraus? in einem Impulsvortrag die bisherigen Erfahrungen bei der ePA-Pilotierung berichten und auch am anschließenden Diskussionspanel teilnehmen.

Die ePA ist bei uns im Krankenhaus nun einsatzbereit, die letzten Vorbereitungen laufen, dann werden wir mit der flächendeckenden Nutzung im Albertinen Krankenhaus starten. Höchste Zeit also, die wichtigsten Eindrücke vom TI-Summit, aber auch aus der Pilotierung bei uns hier auch noch einmal zusammenzufassen.

„Wir feiern uns gerade für eine Dropbox“

Mit diesem Satz sorgte Stefan Eger (Link), CTO des PVS-Herstellers S3 Praxiscomputer beim Symposium ePA für alle: volle Kraft voraus? für große Lacher, nachdem allen Beteiligten beim gesamten TI-Summit eine große Erleichterung anzumerken war, dass die bisherige Pilotierung der ePA für alle doch deutlich reibungs- und geräuschloser verlaufen ist, als viele befürchtet und manche vielleicht herbeigesehnt haben.

Ganz unrecht hat er aber nicht, denn die ePA für alle in ihrer jetzt pilotierten Funktion hat ziemlich genau zwei Hauptfunktionalitäten:

• sie ist ein lebenslanger Datencontainer für Behandlungsunterlagen (am Ende eben eine Dropbox).
• im Zusammenspiel mit dem eRezept kann aus ihr eine elektronische Medikationsliste (eML) generiert werden. Die eML ist eine Übersicht der verordneten und eingelösten eRezepte der vergangenen 12 Monate, d.h., man bekommt hierdurch sehr schnell einen Überblick über die rezeptpflichtigen Medikamente, die ein Patient einnimmt und verordnet bekommen hat, sieht auch in welcher Apotheke das Rezept eingelöst wurde (oder auch nicht) und wann. Es fehlen aber die Betäubungsmittel (BTM) und die frei verkäuflichen Arzneimittel. Der elektronische Medikationsplan – der diese Arzneimittel und weitere Daten zur Arzneimitteltherapiesicherheit enthält – soll den „Bundesmedikationsplan“ mit QR-Code (welcher wie wir alle wissen nie sonderlich gut funktioniert hat) mit dem nächsten ePA-Update ablösen.

Auch von Seiten der gematik wurde beim TI-Summit mehrfach betont, die ePA für alle in ihrer jetzigen Form ist ein minimal marktfähiges Produkt (MMP), welches kontinuierlich weiterentwickelt werden muss und wird. Mit dem nächsten Update auf die Spezifikation 3.1 (voraussichtlich ab Mitte 2026) werden der richtige elektronische Medikationsplan und auch die für die medizinische (Versorgungs)Forschung dringend benötigte Weiterleitung pseudonymisierter Daten aus der ePA an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit ermöglichen. Und trotzdem ist die ePA für alle auch schon jetzt das größte Digitalisierungsprojekt im deutschen Gesundheitswesen.

Abschluss der Pilotphase

In der TI-Modellregion Hamburg & Umland (Link) wird die am 15. Januar begonnene Pilotierung der ePA für alle am 30. Juni enden. Wie schon bei vergangenen Pilotierungen (zum Beispiel zum eRezept oder zum TI-Messenger kam es schnell zum Auseinanderdriften des Feldes zwischen ambulanten und stationären Leistungserbringern. Während Praxen und Apotheken schon über Prozessarbeit und Arzneimitteltherapiesicherheit sprechen konnten, waren die Krankenhäuser noch mit technischen Grundlagenproblemen beschäftigt. Die technische Integration war kein Sprint, sondern eher ein Marathon, im Albertinen Krankenhaus haben wir fast ein halbes Jahr benötigt, um zusammen mit unserem Krankenhaus-Informationssystem (KIS)-Hersteller Deutsche Telekom Healthcare Solutions die ePA funktionsfähig zu bekommen. Dies geht und ging den anderen Krankenhäusern in der Modellregion im wesentlichen nicht anders. Hauptgrund hierfür sind offenbar die deutlich komplexeren technischen und organisatorischen Gegebenheiten im Konstrukt Krankenhaus.

Nun drängt die Zeit etwas, nachdem der damalige Gesundheitsminister Karl Lauterbach am 16.04.2025 den bundesweiten Rollout der ePA für alle ab dem 29.04.2025, sowie die Befüllungspflicht ab dem 01.10.2025 und die Sanktionierung der Nicht-Befüllung ab dem 01.01.2026 verkündete.

Prinzipiell hat sich die Pilotphase und die TI-Modellregion wieder einmal sehr bewährt. In Hamburg und Umland haben 83 Leistungserbringer an der ePA-Pilotierung teilgenommen, Arzt- und Zahnarztpraxen, Apotheken und auch mehrere Krankenhäuser, das Albertinen Krankenhaus, die Asklepios Klinik Harburg, die Facharztklinik Hamburg und das Marienkrankenhaus. Zusammen mit der TI-Modellregion Franken und den Teilnehmern der eigenen Modellregion der KV Nordrhein kamen so insgesamt ca. 300 Leistungserbringer zusammen, die die ePA pilotiert haben. Die Ziele der Pilotphase waren dabei klar:

• Funktioniert die Technik wirklich?
• Wie lässt sich die ePA in die Arbeitsabläufe von Praxen, Kliniken und Apotheken integrieren?
• Wo hakt es noch und wie kann man nachbessern?

Die Erkenntnisse aus der Pilotierung wurden in wöchentlichen Austauschrunden und strukturierten regelmäßigen Online-Befragungen an das Projektbüro der TI-Modellregion und die gematik übermittelt. Die Akzeptanz bei den Nutzer:innen wuchs dabei kontinuierlich, auch wenn die Anzahl der schon befüllten Akten noch überschaubar ist. Es bestand aber bei allen Teilnehmenden jedoch Übereinstimmung, dass mit zunehmender ePA-Nutzung der Mehrwert der ePA im Versorgungsalltag immer deutlicher sichtbar werden wird.

Technische Integration: Wie ist die ePA bei uns in das KIS eingebettet?

Im Albertinen Krankenhaus ist die ePA relativ komfortabel in das KIS iMed One der Deutsche Telekom Healthcare Solutions integriert. Ärzt:innen können direkt aus ihrem digitalen Arbeitsplatz (dem Arztarbeitsplatz) auf die Akte zugreifen, Dokumente suchen, herunterladen und relevante Infos in die eigene Dokumentation übernehmen. Die elektronische Medikationsliste (eML) ist ebenfalls mit einem Klick abrufbar – bisher allerdings nur als PDF und nicht als strukturierte Daten für das Medikationsprogramm.

Dokumentensuche

Mit Klick auf den halb geöffneten Aktenorder öffnet sich die ePA-Suche. Hier lässt sich die ePA des/der jeweils ausgewählten Patienten/Patientin durchsuchen und Dokumente in das KIS herunterladen.

Ein konzeptionelles Thema was sich hierbei auftut, ist, dass eigentlich alle KIS fallbasiert aufgebaut sind, die ePA aber nicht – sie soll ja lebenslang zur Verfügung stehen. Dokumente, die aus der ePA geladen werden, werden folgerichtig den Patient:innen und nicht einem speziellen Fall zugeordnet. Für die Ansichtsfunktion in vielen KIS ist das ein gewisses Problem, wenn auch kein unlösbares. Momentan finden sich die aus der ePA geladenen Dokumente bei uns nur in der alle Dokumente des Patienten-Ansicht.

eML

Klickt man auf den eML-Button generiert sich eine aktuelle eML, ältere eML-Versionen werden überschrieben. Auch die eML ist im alle Dokumente des Patienten-Reiter zu finden.

Dokumenten-Upload

Das Einstellen von Dokumenten in die ePA kann und soll in unserem KIS im Regelfall automatisiert stattfinden. Dennoch ist natürlich auch ein manueller Upload möglich. Dies geht recht einfach aus dem Arztarbeitsplatz mit abgeschlossenen KIS-eigenen Dokumenten.

Beim manuellen Upload müssen noch einmal die Metadaten des Dokumentes auf Richtigkeit überprüft werden, bevor es in die ePA geladen werden kann.

Einwilligungsmanagement

Die Einwilligungen der Patient:innen werden teilautomatisiert im KIS dokumentiert. Gelingt im Aufnahmeprozess ein Kontakt zur ePA – das sogenannte Entitlement, so wird das als Einverständnis zur ePA-Nutzung gespeichert. Widerspricht der Patient mündlich der ePA Nutzung für unser Krankenhaus, so kann die Einwilligung sehr einfach widerrufen werden.

Was sich auf Grund der ePA-Spezifikationen technisch nicht lösen lässt, sind nachträgliche Änderungen: Ein Widerspruch via Patienten-App, nachdem in der Aufnahme noch ein Zugriff gestattet wurde. Ein Zugriff auf die ePA ist dann nicht mehr möglich, die Dokumentation aber fehlerhaft.

Fallstricke bei der technischen Implementation

Einige Stolpersteine kosteten mehr Zeit als gedacht:

• Dokumenten-Mapping: Damit Arztbriefe und Befundberichte automatisch hochgeladen werden können, müssen die hauseigenen Dokumenten-Medataden (z.B. Krankenhaus-Arztbrief aus der Neurologie) erst in den internationalen IHE-Code übersetzt werden. Im Albertinen Krankenhaus betraf das rund 3.000 Dokumentente – eine echte Fleißarbeit, die zwar schon einmal für frühere ePA-Versionen erfolgte, aber noch einmal angepasst werden musste.
• TI-Arbeitsplätze: Sowohl unser Datenschutzkonzept als auch das KIS sehen den Zugriff auf die ePA von speziell definierten Arbeitsplätzen („TI-Arbeitsplätze“) vor. Daher musste im gesamten Krankenhaus erhoben werden, von welchen Arbeitsplätzen Ärzt:innen im Alltag auf die ePA zugreifen werden (ca. 260), und diese mussten anschließend im KIS manuell konfiguriert werden.

Organisatorische Integration: Prozesse, Prozesse, Prozesse

Genauso wichtig wie die technische Umsetzung ist die Organisation der Arbeitsabläufe rund um die ePA. Wer macht was, wann und wie? Im Albertinen Krankenhaus bedeutet das unter anderem:

• Patientenaufklärung: Neben den Aushängen in Aufnahmebereichen, Notaufnahme und Wartezimmern informieren wir die Patient:innen zumindest in der Anlaufphase der ePA zusätzlich per Handzettel über die ePA-Nutzung im Albertinen Krankenhaus.
• Verfahrensanweisung und Datenschutzkonzept müssen geschrieben, abgestimmt und freigegeben werden. Wir haben den ePA-Zugriff primär als ärztliche, aber delegierbare Tätigkeit definiert.
• Die Information und Schulung des Personals muss sichergestellt sein. Auf Grund der sehr einfachen Benutzbarkeit haben wir uns für Kurzanleitungen und ein ausführliches FAQ in unserem Digitale Transformations-Informations-Hub im Klinik-Intranet entschieden.

Praxiserfahrungen aus der Pilotphase: Licht und Schatten

Was lief gut?

• Einfache Bedienung, Performances System: Der Zugriff auf die ePA ist – zumindest in unserem KIS – unkompliziert umgesetzt und unterstützt die ärztliche Arbeit spürbar. Die Performance beim Zugriff auf die ePA war – in der Pilotphase – stets einwandfrei.
• Elektronische Medikationsliste: Auch wenn sie sicher noch nicht perfekt ist (PDF statt strukturierter Daten), bringt die eML schon jetzt mehr Übersicht und verbessert die Arzneimitteltherapiesicherheit. Schon in der Pilotphase konnten wir eine relevante – zur stationäre Aufnahme führende – Arzneimittelinteraktion schnell aufklären, sowie bei nicht-auskunftsfähigen Notfallpatienten die Vormedikation sehr schnell in Erfahrung bringen. Auch gibt die eML darüber Auskunft, wenn Medikamente zwar verordnet, aber nicht aus der Apotheke abgeholt werden. In der TI-Modellregion konnten mit der eML mehrfach Medikamentenmissbrauchsfälle (u.a. Mehrfachverordnungen von Benzodiazepinen) aufgedeckt und unterbunden werden.
• Transparenter Datenaustausch: Die ePA ermöglicht einen sektorenübergreifenden Austausch von Gesundheitsdaten, wodurch Informationsverluste bei Überweisungen oder Entlassungen reduziert werden. Zudem wird erstmals Informationsgleichheit zwischen Leistungserbringern und Patient:innen erzielt.

Was war schwierig?

• Stabile Telematik-Infrastruktur:Die erfolgreiche Nutzung der ePA für alle setzt eine stabil laufende Telematik-Infrastruktur inklusive der ePA-Aktensysteme voraus. Dies war in der Pilotphase nicht immer gewährleistet, auch zuletzt gab es längere Ausfälle von TI oder einzelnen Aktensystemen.
• Minimal marktfähiges Produkt (MMP): Die ePA in ihrer jetzigen Ausbaustufe ist ein klassisches MMP. Wichtige Funktionalitäten (z. B. Volltextsuche, digitaler Medikationsplan) werden erst später per Update eingeführt.
• Technische Kinderkrankheiten: Der ePA-Funktionalität im KIS merkt man an, dass sie „mit der heißen Nadel“ programmiert wurde. Typische Funktionen eines Dokumentenexplorers (skalierbare Fenster, Vorschaufunktion vor Dokumentendownload) fehlen noch.
• Dokumenten-Upload von Drittsystemen: Viele Krankenhäuser und Praxen sind auf die Integration von Drittsystemen angewiesen. Der Upload von PDF-Dokumenten aus diesen Systemen stellt noch eine technische Herausforderung dar, in unserem KIS ist er aktuell nicht möglich, was einen Showstopper für den eigentlich geplanten Rollout der ePA in der Klinik für Gynäkologie und Geburtshilfe darstellt.
• Umgang mit besonders sensiblen Daten: Der Umgang mit potentiell stigmatisierenden (so die offizielle Bezeichnung) Befunden (z. B. psychische Erkrankungen, genetische Befunde, die auch in einer Akutklinik z.B. beim Mammakarzinom regelhaft erhoben werden) konnte durch die Schwierigkeit mit Drittanbieter-PDF noch nicht getestet werden. Hier muss – wenn diese Funktionalität gegeben ist – nachgetestet und pilotiert werden.

Ausblick: Was folgt nach der Pilotierung?

Während es in vielen – aber auch längst noch nicht allen – Praxen und Apotheken schon Alltag ist, muss in den Krankenhäusern noch die flächendeckende Umsetzung der ePA-Integration erfolgen. Für das Albertinen Krankenhaus haben wir dabei folgenden Rollout-Plan formuliert:

• Seit dem 23.06.2025: Flächendeckender Zugriff für Ärzt:innen auf die ePA ihrer Patient:innen von allen definierten TI-Arbeitsplätzen
• Juni bis Oktober 2025: Schrittweiser automatischer Upload der Arztberichte, sowohl von stationären als auch von prästationären und ambulanten Behandlungen nach Vidierung und elektronischem Dokumentenabschluss. Wir fangen mit den Arztbriefen in der Neurologie an, rollen danach den automatischen Upload in Innerer Medizin, Geriatrie und Orthopädie aus. Den eigentlich an zweiter Stelle geplanten Rollout in der Gynäkologie und Geburtshilfe (der wegen dem Umgang mit potenziell stigmatisierenden Befunden besonders interessant ist), mussten wir auf Grund der erwähnten Schwierigkeit mit Drittanbieter-PDF-Befunden nach hinten verschieben.
• Oktober bis Dezember 2025: Automatisierter Upload weiterer Behandlungsdokumente (Befundberichte, OP-Berichte, Laborbefunde) zu einem noch zu definierenden Zeitpunkt (vermutlich Entlassung aus der stationären Behandlung)

Fazit: Digitale Transformation braucht Teamgeist

Die Pilotierung der ePA für alle in Hamburg hat wieder einmal gezeigt: Digitale Transformation ist keine Einzeldisziplin, sondern ein Mannschaftssport. Nur wenn Krankenhäuser, Praxen, Softwarehersteller, Kassen (und schlussendlich auch Patient:innen) an einem Strang ziehen, wird die ePA zum Erfolg. Die bisherigen Erfahrungen machen allen Unkenrufen zum Trotz Mut – wenn wir die Herausforderungen weiter beherzt angehen, wird die ePA die Versorgung und Patientensicherheit in Deutschland spürbar verbessern.